Was leistet die STRAMBOXY-HubSpot Integration?

Die STREAMBOXY-HubSpot-Integration stellt eine der Optionen für die Integration von CRM- und Event-Marketing Tools auf STREAMBOXY-Plattform dar. 
Die Integration ermöglicht es, Kontakte und Nutzungsdaten mit HubSpot zu synchronisieren.

Hinzufügen von Teilnehmern zu einem STREAMBOXY-Event. Die Aktion kann mit folgenden Parametern konfiguriert werden:

• STREAMBOXY-Event
• Vorname des Teilnehmers
• Nachname des Teilnehmers
• Teilnehmer-E-Mail
• Teilnehmer-Event-Rolle
• Senden Sie eine STREAMBOXY-Einladung
• STREAMBOXY-Erinnerung senden

 
Erstellung von HubSpot Marketing Events basierend auf STREAMBOXY Events. Sobald diese aktiviert wird, werden Events die im STREAMBOXY-Mandanten erstellt werden, in die HubSpot-Marketing-Eventdaten geschrieben. Dies ist für das Zurückschreiben von Teilnahmedaten der Teilnehmer erforderlich. Folgenden Informationen zwischen STREAMBOXY und HubSpot übermittelt:

• Event-Name 
• Startdatum Uhrzeit
• Enddatum Uhrzeit
• Beschreibung
• URL zur Verwaltung des Events in Streamboxy

Das Zurückschreiben von Anwesenheitsdaten kann ebenfalls aktiviert werden. Die Anwesenheitsdaten werden in das HubSpot Marketing Event zurückgeschrieben, sobald das Streamboxy Event in den Status "Beendet" wechselt . 
Achtung, es werden nur die Anwesenheiten von Personen zurückgespielt, welche als Kontakt (gematcht via E-Mail) in HubSpot vorhanden sind.

Folgende Zustände sind möglich:

• registriert (registered)
• teilgenommen (attended)

Voraussetzungen für die STREAMBOXY-HubSpot Integration

Zunächst wird für Ihre HubSpot Integration bei STREAMBOXY ein lizenzierter HubSpot Account benötigt. Alle weiteren Schritte zur Integration von HubSpot finden Sie in unserer Integrationsanleitung im folgenden Abschnitt.

Einrichtung und Konfiguration

Die Einrichtung und Konfiguration bildet die Grundlage für alle Interaktionen zwischen einem STREAMBOXY-Mandanten und HubSpot. Deshalb soll im folgenden Abschnitt beschrieben werden, wie Sie HubSpot mit STREAMBOXY verbinden können.

STREAMBOXY mit HubSpot verbinden

Schritt 1 - Navigieren Sie zu den Integrationen in STREAMBOXY

Klicken Sie in den Tenant-Einstellungen in der STREAMBOXY Backstage in der linken Navigationsleiste auf "Integrationen". In diesem Reiter sind alle aktuell möglich integrierbaren Plattformen aufgelistet - darunter HubSpot. 

Schritt 2 - Mit HubSpot verbinden

Um HubSpot mit STREAMBOXY zu verbinden, klicken Sie auf den orangenen Button "Konfigurieren" rechts neben HubSpot-Symbol. 

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie nun STREAMBOXY mit der HubSpot Integration verbinden können. Klicken Sie dafür auf den Button "Mit HubSpot verbinden". 

Vor dem Verbinden mit HubSpot ist der Status (in grau) auf "Nicht mit HubSpot verbunden" gesetzt. Die Einstellungen werden erst nach dem Verbinden berücksichtigt. 

 

Schritt 3 - Anmelden bei HubSpot

Durch das Klicken auf den Button "Mit HubSpot verbinden", öffnet sich ein Fenster von HubSpot, in welchem Sie Ihren bestehenden Account auswählen oder sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden. Klicken Sie nach Angabe Ihrer Daten auf "Anmelden". 

Schritt 4 - STREAMBOXY ist nun mit HubSpot verbunden

Nachdem Sie sich eingeloggt haben, ist STREAMBOXY mit HubSpot verbunden. Der Status (in grau) ist nun auf "Mit HubSpot verbunden" gesetzt. Wenn sie die Verbindung unterbrechen wollen, können Sie jederzeit auf den Button "Verbindung mit HubSpot trennen" klicken. 

Einstellungen

Nachdem HubSpot mit STREAMBOXY verbunden wurde, können Sie nun die Einstellungen bearbeiten und hierbei verschiedene Synchronisierungsfunktionen aktivieren und deaktivieren. 

Setzen Sie hierbei in den jeweiligen Kästchen einen Haken und konfigurieren Sie hier den gewünschten Synchronisationsmechanismus.

Erstellen von HubSpot Marketing Events für STREAMBOXY-Events

Wenn diese Option aktiviert ist, können HubSpot Marketing Events mit STREAMBOXY Events verknüpft werden. 

Ab dem Punkt wird für jedes neu angelegte Streamboxy Event ein HubSpot Marketing Event erstellt.

Aktualisieren von HubSpot Marketing Events mit Streamboxy Teilnehmerstatus

Wenn diese Option aktiviert ist, werden nach Beendigung eines mit HubSpot verbundenen STREAMBOXY Events auf HubSpot die Anwesenheitsoptionen "registriert" und "teilgenommen" der jeweiligen Teilnehmer für Ihr HubSpot Marketing Event übernommen.

Diese können Sie in HubSpot zur Segmentierung und zielgerichteten Kommunikation verwenden.

HubSpot "Contact Timeline Event" mit Anwesenheitsstatus erstellen

Wenn diese Option aktiviert ist, kann nach Beendigung einer mit HubSpot verbundenen STREAMBOXY Events in den jeweiligen Kontakten der Anwesenheitsstatus (teilgenommen / eingecheckt oder registriert) bei den verschiedenen Kontakten eingesehen werden.

Diese können Sie in HubSpot zur Segmentierung und zielgerichteten Kommunikation verwenden.

Verwendung

Anzeige von HubSpot Marketingevents:

1. Um Ihre Marketing-Events bei HubSpot einsehen zu können, klicken Sie in HubSpot auf das Dropdown Feld "Marketing" und wählen Sie den Unterpunkt "Campaigns" aus.

2. Unter "Calendar" werden Ihnen alle Veranstaltungen angezeigt.

Teilnehmer nach Streamboxy schreiben und Zugangslinks speichern

Führen Sie folgende Schritte aus um HubSpot Kontakte beispielsweise bei Ausfüllen eines Anmeldeformulars nach Streamboxy zu übertragen und Zugangslinks beispielsweise für eventbegleitende E-Mail Kampagnen zu speichern.

1. In HubSpot Eigenschaften (properties) erstellen
2. Registrierungsformular erstellen
3. Formular mit Workflow verknüpfen

a. Neue Eigenschaften (properties) erstellen: 

 1. Um den jeweiligen Kontakten verschiedene Eigenschaften zuordnen zu können, klicken Sie auf Ihre Einstellungen.

2. Auf "Data Management" können Sie unter "Properties" verschiedene Eigenschaften auswählen. 

3. Unter "Create property" kann eine neue Eigenschaft angelegt werden.

 

b. Registrierungsformular erstellen:  

1. Wenn Sie ein neues Formular bei HubSpot erstellen möchten, klicken Sie unter "Marketing" auf "Lead Capture" und dort auf "Forms".

2. Unter "Embedded form" können Sie ein "Registration Template" hinzufügen.

3. Klicken Sie dort auf "Start", um sich die bereits erstellten "Contact properties" dort anzeigen zu lassen und Texte hinzufügen zu können. Zudem kann dort auch der Titel bearbeitet werden.

c. Formular mit Workflow verknüpfen:

1. Um ein Formular mit Ihrem Workflow verknüpfen zu können, klicken Sie unter "Automation" auf "Workflows". 

2. Dort können Sie auch einen neuen Workflow mit individuellem Titel erstellen.

3. Wenn Sie Ihren Workflow ausgewählt oder erstellt haben, können Sie rechts in der Filter Leiste Ihren gewünschten Filter anwenden.

4. Klicken Sie auf das Plus, um verschiedene Aktionen für Ihren Workflow hinzufügen zu können.

 

5. Unter "Add Contact to Event" kann ein Kontakt zu Ihrem Streamboxy Event hinzugefügt werden. Tragen Sie dort die Tenant ID, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, sowie die Eventrolle, die Anmeldemethode und ob ein Reminder versendet werden soll ein. Für den Fall, dass der User bereits in Streamboxy existiert, sendet Streamboxy keine weiteren Einladungen an denn Nutzer, dies lässt sich ändern wenn die Option "Always send an invitation E-Mail even though the user already exits in Streamboxy." auf true gesetzt wird.

6. Klicke Sie ein weiteres Mal auf das Plus, um sich Ihnen "Copy property value" die von Streamboxy zurückgegebenen Links beispielsweise in den Kontakt zu speichern.

Hier bei können folgende Links verwendet werden:

1. eventUserSsoUrl: Dies ist eine personalisierte URL für das Einzelevent, für dass der Kontakt gerade angemeldet wurde. Diese URL kann beispielsweise für Mailings zum Event verwendet werden
2. tenantUserSsoUrl: Dies ist eine personalisierte URL für alle Events des Kontakts in Streamboxy. Mit dieser URL erhält der Kontakt eine Auswahl aller Events für die er angemeldet ist.

7. Falls gewünscht können dort auch weitere individuelle HubSpot Integrationen eingefügt werden. 

8. Sind alle Einstellungen konfiguriert, speichern Sie mit "Review and publish".

9. Nun können sie das erstellte Formular verwenden. Benutzer die sich darüber anmelden werden automatisch in Streamboxy angelegt und individuelle Zugangslinks werden hierfür zurückgeschrieben.

Aktualisierung von HubSpot Marketing-Events mit STREAMBOXY-Teilnahmestatus:

1. Um Ihren Teilnehmerstatus (registriert oder teilgenommen) bei HubSpot Marketing-Events einsehen zu können, beenden Sie die Veranstaltung in STREAMBOXY.

2. Klicken Sie in HubSpot auf das Dropdown Feld "Contacts" und wählen Sie den Unterpunkt "Contacts" aus. 

3. Wählen Sie unter "Contacts" Ihr gewünschtes Marketing-Event aus

4. Dort können Sie unter "Event activity" Ihre teilgenommenen und registrierten Teilnehmer einsehen. Ebenfalls könne Sie diese Daten zur Segmentierung ihrer Kontakte und für Zielgerichtete Mailings verwenden.
Achtung, es werden nur die Anwesenheiten von Personen zurückgespielt, welche als Kontakt (gematcht via E-Mail) in HubSpot vorhanden sind.

HubSpot "Contact Timeline Event" mit Anwesenheitsstatus: 

1. Um den Anwesenheitsstatus Ihrer Veranstaltungsteilnehmer bei HubSpot einsehen zu können, klicken Sie in HubSpot auf das Dropdown Feld "Contacts" und wählen Sie den Unterpunkt "Contacts" aus.

2. Wählen Sie dort einen Kontakt aus, von welchem Sie den Anwesenheitsstatus einsehen möchten.

Weitere Informationen:

Wir helfen Ihnen gerne im Rahmen Ihrer Subscription bei der Einrichtung von HubSpot.

Für weitere Informationen zur Integration von HubSpot kontaktieren Sie uns hier.